Порядок смены главного бухгалтера на предприятии

Главный бухгалтер отвечает за методологию ведения учета на предприятии, за соблюдение кассовой дисциплины, является руководителем отдела бухгалтерии, он наделен полномочиями подписывать отчетность, обладает правом второй подписи на банковских документах… Данный список обязанностей можно продолжать очень долго. Словом, не мудрено, что замена работника, занимающего столь ответственную должность, дело хлопотное . Сегодня мы как раз и поговорим о тонкостях данной процедуры

Смена главбуха — дело ответственное

Базовый документ, регламентирующий работу бухгалтера, — Закон о бухучете, к сожалению, не описывает процедуры смены главного бухгалтера. Нет такой информации и в подзаконных актах. Ранее в п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 г. № 59, указывалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Однако в настоящее время данный документ не применяют, о чем неоднократно говорилось во многочисленных письмах Минфина, например, от 12.02.2010 г. № 31-34000-10-5/3091. Такой же позиции придерживается и Минюст в письме от 06.11.2003 г. № 20-9-9354. Поэтому порядок передачи дел при смене главбуха хозрасчетным предприятием определяется самостоятельно(разумеется, с оглядкой на нормы трудового законодательства) и может быть закреплен во внутренних документах, скажем, в должностной инструкции главного бухгалтера, или утвержден приказом руководителя.

В то же время для бюджетных учреждений действует Типовое положение № 59, в п. 12 которого четко оговорено: «Принятие (передача) дел главным бухгалтером в случае назначения на должность или увольнения с должности осуществляется после проведения внутренней проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, по результатам которой оформляется соответствующий акт».

Порядок передачи дел при смене главбуха может отличаться в зависимости от причины увольнения, наличия на момент увольнения его преемника, а также от того, насколько мирно или наоборот конфликтно осуществляется расставание с работодателем. Идеальный вариант — узнав об увольнении бухгалтера, вовремя подыскать ему замену среди имеющихся сотрудников или же найти подходящую кандидатуру со стороны, назначив такое лицо заместителем главного бухгалтера на период вхождения в курс дела. На день увольнения следует передать дела и оформить приказ о назначении зама главбухом.

Вместе с тем, очевидно, что такая схема действий на практике не всегда возможна. Например, нередко новый главбух приходит на место старого, когда последний уже уволился. Поэтому может сложиться ситуация когда новичку попросту не у кого принимать дела или приходится принимать их у директора — человека, обычно далекого от бухгалтерии. А это значит, что, вступив в должность главбуха, придется с повышенным вниманием отнестись к проверке составленных ранее документов, регистров, отчетности. Ведь, как показывает практика, если предшественник совершил действия, повлекшие уголовную ответственность, уголовное производство могут открыть и касательно нового бухгалтера. В качестве примера можно вспомнить ситуацию, рассмотренную в письме ГНАУ от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119. Правда, согласно описанному в нем сценарию, уголовное дело было прекращено в связи с отсутствием у новопринятого главбухаумышленного уклонения от уплаты налогов, однако же суд усмотрел в действиях бухгалтера служебную халатность, которая может также повлечь уголовную ответственность согласно ст. 367УКУ. Подобное предостережение содержится и в письме ГНАУ от 18.09.2009 г. № 11305/5/23-4018/462: «…для избежания случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера при увольнении предыдущего главного бухгалтера ему необходимо проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного предшественника и будет основанием для составления налоговой отчетности в период исполнения им должностных обязанностей».

Справедливости ради, отметим: редакция придерживается мнения, что новый главбух не должен нести ответственность за ошибки своего предшественника. Вместе с тем не стоит забывать, что чужие ошибки нередко являются следствием появления собственных. Например, декларация по налогу на прибыль составляется нарастающим итогом. И если по причине неправильного начисления амортизации прежним начальником бухгалтерии в бытность нового главбуха возникнет недоплата по налогу на прибыль, ответственность, очевидно, будет возложена на последнего.

Не менее заинтересованы в том, чтобы передача дела прошла гладко, уходящий бухгалтер и в особенности директор предприятия. Для увольняющегося главбуха правильно задокументированная передача дел — вопрос не только репутации, но и гарантия того, что после увольнения ему не будут предъявлены претензии, например, по факту отсутствия тех или иных документов. Что же касается директора, то согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете именно он отвечает за организацию бухгалтерского учета на предприятии, обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозопераций в первичных документах и сохранность документов, регистров и отчетности. Поэтому в случае выявления контролирующими органами ошибок, недоплат по налогам и т.п. за период работы прежнего бухгалтера весь груз ответственности придется нести именно ему.

Как видим, смена бухгалтера — дело непростое и, как следствие, требующее соблюдения ряда процедур, которые ниже мы рассмотрим поэтапно. Но прежде всего остановимся на нюансах увольнения главного бухгалтера.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Главбух — такое же наемное лицо, как и все работники предприятия, поэтому он может увольняться по тем же основаниям, что и остальные сотрудники: по собственному желанию, по согласию сторон, по инициативе работодателя и т.д. Существует, правда, специфическое основание для увольнения главбуха, предусмотренное п. 1 ч. 1 ст. 41 КЗоТ — за одноразовое грубое нарушение трудовых обязанностей. Однако учитывая, что понятие «грубое нарушение» в законодательстве не определено, такое основание применяют крайне редко, причем точку при расторжении трудового договора на таком основании, как правило, ставит уже судебная инстанция.

Также при увольнении главбуха остаются в силе все требования и ограничения, установленные законодательством относительно прекращения трудовых отношений. В частности, не допускается увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности работника (кроме увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗоТ — в связи с не появлением на работе по болезни в течение более четырех месяцев подряд), а также в период нахождения его в отпуске. Вместе с тем, в порядке исключения, для увольнения главбуха по инициативе работодателя (независимо от оснований) не нужно согласия профсоюзной организации (ст. 43 КЗоТ).

В день увольнения работнику следует выдать трудовую книжку и провести с ним окончательный расчет (ст. 47 КЗоТ). Причем это правило работает независимо от инициатора расторжения трудового договора. Возьмем случай, когда главбух увольняется по собственному желанию (ст. 38КЗоТ) и предупреждает об этом работодателя за две недели. Если в течении данного срока не удалось подыскать ему замену или в полном объеме принять дела, его все равно должны уволить в оговоренный в заявлении срок с соблюдением требований ст. 47 КЗоТ. При этом, если необходимо продлить время передачи дел, по обоюдному согласию сторон бухгалтер может уволиться и позже (по собственному желанию или по соглашению сторон), отозвав прежнее заявление об увольнении. Кроме того, трудовой договор не прекращается, если после окончания двухнедельного срока работник все равно выходит на работу (ч. 2 ст. 38 КЗоТ). Затем ему, правда, придется подать новое заявление об увольнении, но уже без учета отработки двух недель.

Понятно, что качественно соблюсти процедуру смены главбуха можно в том случае, когда увольнение происходит не в авральном порядке и при наличии преемника на должность. Поэтому для наиболее полного рассмотрения всех нюансов смены главбуха за основу возьмем именно такую ситуацию.

Документальная проверка и передача дел

Итак, главбух подал заявление об увольнении, определена дата расторжения трудового договора. Теперь самое время задуматься о передаче дел. Очевидно, что данная процедура не ограничивается только актированием. Предварительно должна быть проведена проверка учета на предприятии.

Не путайте с инвентаризацией активов, средств и расчетов, которую проводят согласно Инструкции № 69. Такая процедура обязательна только в том случае, если бухгалтер является материально ответственным лицом (пп. «в» п. 3 Инструкции № 69).

Таким образом, первое, что нужно сделать, после того как определились с новой кандидатурой на должность руководителя отдела бухгалтерии, — издать приказ директора предприятия о приеме-передаче дел. В приказе, в частности, следует оговорить:

порядок и сроки проведения документальной проверки;
лицо, принимающее дела;
состав комиссии, участвующей в документальной проверке и приеме-передаче дел (в нее должны входить передающая, принимающая стороны и руководитель предприятия, при необходимости могут привлекаться и другие сотрудники, а также независимые эксперты, аудиторы);
процедуру передачи дел (при необходимости).

Перед проверкой увольняющемуся бухгалтеру следует заполнить, подшить и пронумеровать документы, регистры по совершенным операциям, укомплектовать отчетность в разрезе налогов (сборов, взносов) и периодов предоставления, словом, привести учетные дела в порядок. Даже если учет ведется в электронном виде, сводные ведомости, журналы и прочие учетные регистры имеет смысл передавать в печатном виде, что позволит запечатлить текущее состояние учета. Хотя, безусловно, данный вопрос остается на усмотрение комиссии.

Далее комиссия приступает к документальной проверке. Как правило, такая проверка выборочная, поскольку ее нужно осуществить в сжатые сроки — до прекращения трудовых отношений с прежним бухгалтером. В ходе проверки в первую очередь следует сосредоточиться на документах (за последних три года), связанных с уплатой налогов, с соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, то есть на тех участках работы, ошибки на которых в будущем могут повлечь наиболее серьезные штрафные санкции. Поэтому достаточное внимание нужно уделить наличию налоговых накладных, документов, подтверждающих налоговые расходы, расчетам амортизации, ведению кассовой книги (если ее вел главный бухгалтер) и т.д.

По желанию в рамках документальной проверки можна провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, проверить состояние расчетов с контрагентами и выполнение договорных обязательств.

Помимо первичных документов, следует внимательно проверить наличие, комплектность, действительность:

налоговой, пенсионной, финансовой и статистической отчетности;
главной книги, оборотно-сальдовой ведомости, учетных регистров;
внутренних документов организационного характера: приказа об учетной политике, графика документооборота, колдоговора, трудовых договоров положений об оплате труда и о командировках, пр.;
правоустанавливающих документов;
разрешительных и других подобных документов (лицензий, торговых патентов);
документов по работе с контролирующими органами (актов сверок, уведомлений-решений, запросов);
документов по работе с контрагентами (актов сверок расчетов, договоров);
инвентаризационных описей;
документов, связанных с обращением наличности и применением РРО (кассовой книги, книги учета расчетных операций) и др.

Если будет выявлена недостача документов, комиссия должна установить причины ее возникновения. При этом нужно потребовать от главного бухгалтера составить пояснительную записку, в которой тот обязан изложить причины недостачи. В случае пропажи или уничтожения документов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы, а также включает представителей следственных органов (если необходимо, то и пожарного надзора) в состав комиссии для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения (п. 6.10 Положения № 88).

По завершению проверки составляют акт приема-передачи дел. В нем указывают:

наличие и количество первичных документов (папок с документами), регистров, отчетности и пр.;
недостающие документы и причины их недостачи;
неверно заполненные документы или документы, заполненные не полностью;
выявление факта просроченных (недействующих) разрешительных документов, договоров;
сроки проведения последних проверок контролирующими органами;
сведения о переданном программном обеспечении (для работы с банком, составления отчетности, ведения учета и т.п.);
факт проверки на правильность и работоспособность программного обеспечения, ключей, паролей к нему;
факт передачи чековой книжки, ключей от сейфа, бланков строгой отчетности и пр.;
сумму переданной наличности.

Подписанный всеми членами комиссии акт оформляют в трех экземплярах. Один экземпляр предоставляют главбуху, передающему дела, второй — принимающему, третий оставляют на предприятии.

Если главный бухгалтер имеет право подписи банковских документов, в обслуживающий банк следует подать новую Карточку с образцами подписей и оттиска печати с обновленными образцами подписи всех лиц, имеющих право первой или второй подписей (п. 18.13 Инструкции № 492). Карточку заверяют нотариально или подписью руководителя предприятия (его заместителя) и печатью организации, которой клиент административно подчинен. В населенных пунктах, где нет нотариальных контор или частных нотариусов, карточки заверяются сельским, поселковым, городским, районным Советом (п. 18.11 Инструкции № 492).

Уведомляем контролирующие органы

Для этого необходимо предоставить в налоговую инспекцию регистрационное заявление по ф. № 1-ОПП с пометкой «Зміни» со сведениями относительно нового главного бухгалтера — лица, ответственного за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Срок предоставления — 10 дней со дня принятия нового сотрудника на работу. На основании поданного заявления органы ГНС вносят соответствующие изменения в Единый банк данных юридических лиц или Реестр самозанятых лиц и затем фиксируют указанные изменения в журналах по ф. № 2-ОПП и № 7-ОПП соответственно (п. 9.3 Порядка № 1588).

Что касается Пенсионного фонда, фондов соцстрахования и органов статистки, то законодательство не обязывает уведомлять их о смене главбуха. И тем не менее, рекомендуем все же направить им письмо-уведомление с копией приказов об увольнении прежнего и назначении нового бухгалтера. Это поможет избежать недоразумений при сдаче отчетности.

В завершение об отчетности. Большинство налогоплательщиков подают ее в электронном виде. В связи со сменой главбуха следует обратиться в центр сертификации ключей, у которого вы находитесь на обслуживании, подав заявление с просьбой об аннулировании старого электронного ключа и выдаче нового. Получив новый ключ, в налоговую нужно в электронном виде направить обновленный договор о сдаче электронной отчетности, содержащий новую цифровую подпись. Тоже самое с органами пенсионного фонда и статистики (в отделение ПФУ отправляют карточку присоединения к договору о сопровождении электронных отчетов).

Список использованных нормативно-правовых актов:

УКУ — Уголовный кодекс Украины.

Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.

Инструкция № 69 — Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 11.08.1994 г. № 69.

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.

Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.

Порядок № 1588 — Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина Украины от 09.12.2011 г. № 1588.

Типовое положение № 59 — Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденное постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎