Как уничтожаем старые документы?

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, состав которой руководитель организации утверждает своим приказом. Экспертная комиссия определяет сроки хранения документов, отбирает документы на хранение и передачу в архив. В комиссию включаются наиболее квалифицированные специалисты, которые способны оценить важность документов. Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководящих работников организации. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета), временное хранение, описываются. Описи должны утверждаться руководителем организации. При отборе документов, являющихся источником комплектования государственного, муниципального архива, экспертная комиссия руководствуется нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Документы, срок хранения которых истек, следует уничтожить. Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, отбирает документы для уничтожения. При этом составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение. Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Н.В. Парушина, Аудиторская фирма "УКАП", г. Орел

"Аудиторские ведомости", N 7, июль 2006 г. Исправлений: 3; последнее - в 05.10.2007, 12:59.

Акты могут выглядеть так:

Утверждаю Директор ООО "Аптека" Орлов С.И.

3 февраля 2003 г.

Акт о перечне документов на уничтожение

3 февраля 2003 г. г. Москва

Экспертная комиссия в составе: председатель комиссии - гл. бухгалтер А.А. Иванова; члены комиссии - юрист С.С. Петров; секретарь - И.И. Сидорова, составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек 1 января 2003 г.: 1. Кассовые документы за 1996 г. (9 папок). 2. Авансовые отчеты за 1996 г. (10 папок). 3. Кассовая книга за 1996 г. (2 шт.). 4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 г. (1 шт.). 5. Банковские документы за 1996 г. (12 папок). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 г. (12 папок). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 г. (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 г. (1 шт.). 9. Главная книга за 1996 г. (1 шт.).

Председатель комиссии Иванова /А.А. Иванова/ Члены комиссии: Сидорова /И.И. Сидорова/ Петров /С.С. Петров/

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

5 февраля 2003 г. г. Москва

Экспертная комиссия в составе: председатель комиссии - гл. бухгалтер А.А. Иванова; члены комиссии - юрист С.С. Петров; секретарь - И.И. Сидорова, составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной актом от 3 февраля 2003 г., были уничтожены документы, срок хранения которых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ООО "Сырье-ХХ" согласно накладной от 5.02.03 г. N 123, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванова /А.А. Иванова/ Члены комиссии: Сидорова /И.И. Сидорова/ Петров /С.С. Петров/

Ж. Морозова, ведущий аудитор ООО "Берг и партнеры. Налоговый консалтинг"

8 октября 2003 г.

"Финансовая газета", N 41, октябрь 2003 г.

Конкретные сроки хранения различных видов документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558. Сроки хранения исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.

Документы, поименованные в Перечне, надо хранить в течение установленных им сроков, иные документы — согласно нормам налогового, бухгалтерского и корпоративного законодательства. На государственное и муниципальное архивное хранение передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в организации до их уничтожения.

Документы временного хранения (сроком до 10 лет), срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить, если: создана экспертная комиссия для проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение; комиссией составлен акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению; перечень документов к уничтожению согласован с местным архивом (в ситуации, когда документы данной организации подлежат сдаче в архив в обязательном порядке в силу закона); прошла соответствующая внешняя ревизия или налоговые проверки; они уничтожаются путем сдачи в соответствующие организации на переработку (утилизацию) с составлением приемо-сдаточной накладной (в случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов). Экспертная комиссия создается приказом руководителя, она состоит, как минимум, из трех человек, в число которых должен быть включен и работник бухгалтерии (п. 2.2.3, 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02). На уничтожаемые документы комиссия составляет акт по рекомендованной форме о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций. При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Утилизацию документов организация может провести самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т. п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации. Если компания уничтожает документы собственными силами (например, с помощью бумагорезательной машины – шредера), этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме.