Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать

Я редко пишу о саморазвитии и личной эффективности. Мне всегда казалось, что в наше время можно найти массу информации, которая позволит детально разобраться в теме.

Тем не менее, я достаточно часто получаю вопросы:

• Как мне удается планировать свой день и выполнять задуманное?
• Какой системой планирования и какими инструментами я пользуюсь?
• Можно ли адаптировать мою систему под себя?

Признаюсь честно, долгое время у меня тоже были серьезные проблемы с продуктивностью и планированием.

Многие мысли просто витали в голове, я не умел расставлять приоритеты и часто тратил время на не самые важные задачи. Хотя читал множество книг и пробовал разные системы.

Не буду долго перечислять все эксперименты. Скажу одно: ни GTD, ни автофокус Форстера, ни тайм-менеджмент по Архангельскому так и не прижились у меня. И дело не в том, что эти системы плохие.

Хочу поделиться своим примером — как я создавал свою систему тайм-менеджмента.

Прочитав «Тайм-драйв» Архангельского, я начал выписывать списки дел, завел календарик-пинарик и распечатал хронометраж. И уже через неделю возненавидел тайм-менеджмент!

Было ощущение, что каждую минуту и секунду я трачу зря, но при этом напоминаю себе белку в колесе. В итоге задвинул книгу подальше и приступил к изучению следующей системы.

GTD Девида Аллена поначалу показалась мне решением всех проблем. Но только поначалу :)

Мне было тяжело справиться с системой планирования, структурированием папок, ярлыками и тегами. Так что я даже не дочитал эту книгу и взялся за следующую: Agile Results.

С этой системой я познакомился в книге Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов». Первые впечатления после тридцати дней использования системы я описал здесь.

Как и в предыдущих случаях, эйфория продолжалась недолго. Спустя три месяца я перестал пользоваться системой.

Почему? Да потому что каждый из создателей систем управления временем создавал их под себя!

Естественно, полностью отказаться от системы планирования и управления временем я не мог. Рано или поздно захлебнулся бы в рутине дел и вряд ли реализовал хотя бы один из своих проектов.

Тогда я принял решение попробовать создать систему планирования и управления временем, которая идеально подходила бы лично мне.

За основу была взята модель Agile Results, так как именно этот метод позволяет гармонично охватывать все стороны жизни и концентрироваться на самых важных вещах.

Итак, моя система и что в нее входит.

- Day One — мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня и недели.- Evernote — мой виртуальный ассистент. В Evernote созданы блокноты по упрощенной модели Agile Results.- Напоминания — стандартная программа для Mac, в которую я заношу напоминания о событиях, привязанных к конкретной дате и времени.- Eggscellent — Monocle Society, инструмент, позволяющий разбивать работу на 25-минутные интервалы и 5-минутные перерывы на основании техники Pomodoro.

• #2 — Входящее (To-Do)

• #3 — Фундамент

• #4 — План дня

• #5 — План недели

Планирование на неделю происходит с небольшими отличиями от ежедневного планирования.

Помимо трех ключевых результатов я также выделяю:

- Главный приоритет недели (задачи из этой группы выполняются каждый день).- Топ-10 задач на неделю (к которым относятся самые приоритетные задачи для меня).- Перечень остальных задач, к которым я перехожу в том случае, если выполнил все запланированное.

• #6 — Пятничный обзор

Пятничный обзор помогает мне объективно посмотреть, насколько я выполнил все запланированное и приблизился к достижению своих целей, а какие сферы стоит подтянуть.

• #7 — План месяца

План месяца идентичен планированию на неделю с той лишь разницей, что в нем нет разбивки на ключевые и неключевые задачи.

30 дней — достаточно приличный промежуток времени, в рамках которого могут поменяться приоритеты и задачи. Поэтому я оставляю себе гибкость в работе с ежемесячными задачами.

• #8 — План года

План года полностью аналогичен ежемесячному планированию.

• #9 — Проекты

В блокнот «Проекты» отправляются все задачи из блокнота «Входящее» и разносятся по важным для меня направлениям.

Дальше эти задачи отправляются в блокнот с ежемесячными целями, откуда распределяются на недельные и дневные задачи.

• #10 — Идеи

Блокнот «Идеи» очень похож на папку «Когда-нибудь» из GTD.

В этот блокнот я переношу задачи и появившиеся идеи, к которым не планирую приступить в ближайшее время, но к которым обязательно вернусь в будущем.

Этот блокнот нужно регулярно пересматривать и чистить (я это делаю каждую неделю), так как идеям свойственно терять актуальность :)

Теперь немного расскажу о том, как я работаю с этой системой.

• #1 — Ежедневно

Каждое утро я выделяю пять минут (помните 18 минут Питера Брегмана?) на планирование трех ключевых результатов дня, просмотр напоминалок со встречами и плана на неделю, а также составление перечня задач на день.

Такой способ позволяет мне фокусироваться на самых важных и приоритетных задачах, при этом не забывая о регулярной рутине, к которой относится спорт, чтение, английский, и т.п.

В конце дня я выделяю пять минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day Onе.

• #2 — Еженедельно

Раз в неделю я заполняю пятничный обзор, в котором подвожу итоги работы по нескольким направлениям.

Я отмечаю три направления, над которыми я хорошо поработал, и три направления, которые стоит подтянуть.

Также раз в неделю я подвожу итоги недели, объективно оцениваю свою работу, анализирую, почему не удалось выполнить запланированное и что можно сделать лучше.

Полученные выводы я переношу в свой электронный ежедневник Day One.

• #3 — Ежемесячно

Ежемесячно я подвожу итоги своей работы:

- Уровень доходов и расходов.- Выполнение маркетинговых целей.- Достижение поставленных задач на месяц.- Анализ эффективности сайта и публикаций

Также раз в месяц я полностью пересматриваю блокноты «Проекты» и «Идеи» и избавляюсь от неактуальных задач.

• #4 — Ежегодно

Раз в год я подвожу итоги года, пересматриваю блокнот «Фундамент» и описываю себе свой день через три года. Сколько себя помню, еще ни разу эта методика меня не подвела.

Чтобы вам было легче разобраться с моей системой планирования, я сделал пошаговое руководство в формате PDF, которое вы можете скачать и держать перед глазами. Надеюсь, оно поможет вам стать чуть эффективней!